脱リアル判子!電子押印ツール「パソコン決済Cloud」

法人内の押印業務の非効率さを解消できる無料サービスはありますか?

タダカヨ佐藤

無料の電子押印ツールはたくさんあります。しかし、残念ながら無料の電子押印ツールは、押印者のログを追跡する事ができません。そこで、シャチハタ社が提供するログ追跡可能な低価格ツール「パソコン決済Cloud」をご紹介します。

「パソコン決済Cloud by Shachihata」とは

「パソコン決済Cloud」は、シャチハタ社が2017年にリリースしたクラウド型の電子押印サービスです。現在1万7千社の企業がサービスを利用しています。

「パソコン決済」という名前ではありますが、パソコンだけでなくタブレットやスマホからも使用する事ができるツールです。

パソコン決済Cloudの特徴

  • きわめて低価格で利用可能
    パソコン決済は、1印影あたり月100円という低価格で利用する事が可能です。仮に、法人内で社判を3つ、個人印を7つ利用する場合、初期費用無料で、毎月わずか月1,000円で利用する事が可能です。また60日間は無料でトライアル利用する事もできます。
  • 誰が押印したのか判別可能
    パソコン決済は、無料の電子押印ツールと異なり、捺印1つ1つに固有のIDが振られています。その為、いつだれが捺印したのかの履歴を残す事ができます。
  • 従来の業務オペレーションを踏襲しながら導入可能
    パソコン決済は、電子署名サービスと異なり、リアルの押印プロセスをそのまま電子化しています。その為、従来の押印に関するオペレーションを変更せずにスムーズに導入する事ができます。また、次の承認者へはメールで連絡が行き、受信したデバイス上で押印が完結できるので、承認が完了するまでのリードタイムを短縮する事ができます。
  • 印刷関連費用の節約可能
    パソコン決済を利用すると、わざわざ押印のためだけに印刷する必要が無くなり、紙・インク代を抑制できます。
  • 様々なファイル形式・デバイスに対応
    パソコン決済は、パソコン・スマホ・タブレットから捺印が可能です。またWord、Excel、PDFファイルにも対応しています。

電子印鑑の法的効力・セキュリティ ~シャチハタ社HPからの引用~

電子印鑑を使用する際、気になるのはやはり法律上の問題です。シャチハタ社ホームページの中から、該当の箇所を抜粋してご紹介します。

法律上の問題に関する記載

そもそも、印鑑を押印することの意味は、「確認した、承認した」などの証拠を残すことです。押印自体には法的効力はありません。それでも一般的には、印鑑が押印されていることで「信頼できる書類」と認識することが多いため、重要書類には押印することが一般的となっています。

印鑑が法的に必要になるのは、公的機関に提出する書類などごく一部に限られます。一般企業や個人間で取り交わす書面においては、印鑑の押印がないからと言って無効になることはありません。つまり、法的には押印が必要不可欠ではないということを覚えておきましょう。

出典:シャチハタ株式会社ホームページ 

以上のように、電子押印は、法律の観点では実際の押印と法的効力が同等の為、特定の書類以外は、積極的に活用可能する事が可能です。

また、法律上の問題とともに、セキュリティ上の問題も気になるところです。こちらもシャチハタ社ホームページの中から、該当の箇所をご紹介します。

セキュリティ上の問題に関する記載

電子印鑑は、作成方法によって2つの種類に分かれています。

①印影を画像化した電子印鑑: 単純に印影を画像データ化しただけのものです。印影を画像化した電子印鑑は、パソコンで簡単に作成することができます。

②印影に識別情報が保存された電子印鑑: 印影の画像データに使用者の識別情報などが保存されたものです。有料のパソコンソフトやWEBサービスを利用して作成することになりますが、ただ印影を画像化しただけの電子印鑑と違い、いつ誰が押印したかなどの情報が分かるため、より信頼性が高い電子印鑑といえます。

①は、いつ誰が作成し、押印したものなのか判断できないのが問題です。万が一なりすましで押印された電子印鑑だったとしても、それが分からないため、セキュリティ面で常に不安が付きまとってきます。一方、②は、印影に識別情報が保存された電子印鑑は作成者や押印した人物の情報が可視化されるため、なりすましの押印を防ぐことができ、安心して使用できます

出典:シャチハタ株式会社ホームページ 

以上のように、また、セキュリティの観点からは、誰がいつ押印したのかを識別できる電子印鑑ツールを使用すると、リアルの押印以上に安心して使用する事ができます。

社会福祉法人(保育)の導入事例

介護事業所の事例ではありませんが、保育園を経営する社会福祉法人の活用事例をご紹介します。パソコン決済を導入した事で、外部でも簡単に決裁ができるようになり、スタッフの業務軽減に繋がり、更に保管スペースの削減も実現しています。

タダカヨ佐藤

いかがでしたか?

ぜひ「パソコン決済Cloud」を有効に活用して、お金をかけずに介護をもっと良くしていきましょう。