【介護ICT・PC術】ソフト導入不要！Windows標準機能だけで事務作業を劇的に時短する方法【講師：ゲンゲン監修】

「記録業務が終わらなくて、今日も残業…」

「もっと便利なソフトを使いたいけど、職場のパソコンはセキュリティが厳しくて何も入れられない…」

そんな悩みをお持ちではありませんか？

実は、新しいソフトをインストールしなくても、Windowsに入っている「標準機能」を使うだけで、事務作業の時間は劇的に短縮できます。

今回は、タダカヨのICT講師であるゲンゲンさん監修のもと、パソコンが苦手な方でもすぐに使える「魔法の時短テクニック」を3つ＋α厳選してご紹介します。今日から定時帰宅を目指して、一緒にPCスキルをアップデートしましょう。

なぜ「Windows標準機能」が介護現場に最強なのか？

多くの介護現場では、個人情報の保護やセキュリティ対策のため、職員が勝手にフリーソフトやアプリを入れることが禁止されています。しかし、Windows標準機能には、現場にとって最強のメリットがあります。

• 安心のセキュリティ：元から入っている機能なので、職場のルールを破る心配がありません。
• どのPCでも使える：自分の専用PCがなくても、共用のPCで同じ操作が可能です。
• 完全無料：追加コストがかからないため、施設長の許可を取る必要もありません。

それでは、ゲンゲンさんがおすすめする具体的な機能を見ていきましょう。

1.コピペの常識が変わる！「クリップボード履歴」

利用者様の名簿を作ったり、基本情報をサマリーに転記したりするとき、画面を行ったり来たりしていませんか？

• 名前をコピー→別の画面に貼り付け
• 住所をコピー→別の画面に貼り付け
• 電話番号をコピー→別の画面に貼り付け…

この「往復作業」をなくすのが、「クリップボード履歴」です。

どんな機能？

通常、コピーできるデータは「1つ」だけですが、この機能を使うと「過去にコピーした複数のデータ」を記憶し、好きなものを選んで貼り付けることができます。さらに、この履歴機能には驚きの特徴があります。

• 最大25個まで記憶：直近でコピーしたものを25個までさかのぼって選べます。
• 画像もコピー可能：文字だけでなく、図や写真などの画像データも履歴に残り、そのまま貼り付けられます。

使い方は簡単！

キーボードの［Windowsキー］＋［V］を押します。
（※初回のみ「有効にする」というボタンが表示されるので、クリックしてください）

介護現場での活用シーン

• 利用者様の「氏名」「住所」「要介護度」「家族連絡先」を、元の画面で次々と連続してコピー（Ctrl＋C）します。
• 貼り付けたい画面（入力画面）に移動します。
• ［Windows］＋［V］を押して履歴リストを出し、順番に貼り付けていきます。

2.キーボードを打たずに書く「音声入力」

「パソコンは苦手で、キーボードを打つのに時間がかかる…」
そんな方にこそ試していただきたいのが、Windows標準の「音声入力」です。

どんな機能？

マイクに向かって話した言葉を、AIが自動でテキストに変換してくれる機能です。驚くほど精度が高く、変換ミスも少なくなっています。

使い方は簡単！

入力したい場所をクリックしてカーソルを合わせ、［Windowsキー］＋［H］を押します。マイクのアイコンが出たら話し始めてください。

介護現場での活用シーン

• ケース記録・申し送り：
  「田中様、昼食は全量摂取されました。特に変わりありません」と話しかけるだけで、あっという間に文字になります。
• 会議のメモ：
  手が疲れている時や、頭の中の考えを整理しながら書き出したい時に最適です。

キーボードで1文字ずつ打つよりも、話すスピードの方が圧倒的に速いケースが多々あります。「書く」のではなく「話す」ことで、記録業務の負担を減らしましょう。

3.長い医療用語も一発変換！「単語登録（IME辞書）」

「褥瘡（じょくそう）」や「嚥下（えんげ）」、「特別養護老人ホーム〇〇苑」など、介護現場には変換しにくい言葉や長い名称がたくさんあります。毎回これらを入力するのは大きなストレスです。
これを解決するのが「単語登録」です。

どんな機能？

よく使う言葉を、自分の好きな「短い読み」で呼び出せるようにする機能です。

使い方は簡単！

画面右下の「あ」や「A」と表示されているアイコンを右クリックし、「単語の追加（またはユーザー辞書ツール）」を選びます。

介護現場での活用シーン

登録する読み	登録する単語（表示される文字）	メリット
じょ	褥瘡	難しい漢字を探す手間がゼロに。
お	いつも大変お世話になっております。	挨拶文を一瞬で入力。
き	帰宅願望あり、傾聴して対応。	頻出フレーズを短縮。
じ	特別養護老人ホームタダカヨの郷	長い施設名も2タッチで完了。

4.【おまけ】知っているとさらに差がつく！5つの「裏技」

「もう少しだけ余裕がある」という方は、この5つも覚えてみてください。さらに事務作業が快適になります。

①意外と日付の入力って多くないですか？

「きょう」と入力して変換するだけで、今日の日付（2026/01/22など）が候補に表示されます。「あした」「きのう」でも同じように変換可能です。

②画面の好きな場所をパッと保存

「切り取り＆スケッチ」マニュアル作りや、システムの操作画面を誰かに教えたい時に便利です。

やり方：［Windowsキー］＋［Shift］＋［S］を同時に押します。

活用シーン：画面の必要な部分だけをマウスで囲んでコピーし、そのままWordやメールに貼り付けられます。

③失敗しても大丈夫！「元に戻す」魔法のボタン

「せっかく書いた文章を間違えて消してしまった！」という時も、焦らなくて大丈夫です。

やり方：［Ctrl］＋［Z］を押します。

活用シーン：操作をミスする直前の状態に、一瞬で戻ることができます。

④うっかり閉じてしまっても大丈夫！「ブラウザタブの復元」

「調べものをしていたのに、間違えて画面を閉じてしまった！」という時に。

やり方：［Ctrl］＋［Shift］＋［T］を押します。

活用シーン：誤って閉じてしまったブラウザのタブを、一瞬で開き直すことができます。

⑤複数の画面をパッと整列！「画面分割」

左側に「参考資料」、右側に「入力画面」を並べて、スムーズに転記作業が行えます。

やり方：動かしたい画面を選択して、［Windows］＋［←］（または［→］）を押します。

小さな「時短」が、心の余裕とケアの質につながる

今回ご紹介した3つ＋αの機能は、明日職場のパソコンを開いた瞬間からすぐに使えます。

1. ［Windows］＋［V］でコピペを効率化
2. ［Windows］＋［H］で音声入力
3. 単語登録で入力の手間を削減

1回の短縮時間は数秒かもしれません。しかし、毎日何十回、何百回と繰り返す業務においては、その積み重ねが「30分の時短」を生み出します。

事務作業が早く終われば、その分、利用者様の顔を見てゆっくりお話ししたり、同僚とケアについて相談したり、あるいは早く帰って自分の体を休めたりすることができます。

「パソコンに使われる」のではなく、「パソコンを使いこなして、人に向き合う時間を作る」。

それが、私たちタダカヨが目指すICT活用の形です。
まずは一つ、「これならできそう」と思った機能から、ぜひ試してみてくださいね。

監修