介護ITコンシェルジュ藤田博之氏の”現場で役立つIT活用術”vol.1「リマインダーを使えていますか？」

リマインダーとは？

　リマインダー（リマインド機能）とは、「リマインド（remind）＝思い出させる」機能のことです。

　現代人はとかく大量の情報が耳や目から入ってきて、いま自分が何をすべきだったのか、何をすべきなのかを見失いがちになります。その結果、多くの時間を「思い出す」作業に費やし、せっかくの貴重な時間を無駄にしてしまいます。

　そんな無駄を省くために、あなたの手の中にあるスマホに、あなたの秘書を務めてもらいましょう。スマホは今や、あなたの代わりに多くの情報を覚え、さらに必要な時と場所に応じて、それらを思い出させてくれる賢い秘書でもあります。

　さてリマインダーでは何ができるのでしょう。実在する秘書ならば、あなたの代わりに相手とコミュニケーションを取り、スケジュールを調整し、さらに時と場所に応じてあなたにそっと予定を耳打ちし、あなたの貴重な時間を無駄にしないよう細心の注意を払ってくれることでしょう。

　残念ながらスマホは相手とコミュニケーションを取ってくれることも、スケジュールを調整してくれることも、そっと耳打ちしてくれることもありません。ですが、あなたが相手とコミュニケーションを取り、スケジュールを調整し、それをスマホのリマインダーに登録することが出来れば、あなたの鞄の中、もしくはポケットの中で、バイブや通知音という必殺技を駆使して、あなたの貴重な時間を守ってくれます。文句を言うこともなく、体調不良で急にお休みすることもなく、何があってもあなたの予定をお知らせしてくれるなんて、なんて頼もしい！最高じゃないですか！

リマインダーでできること

　早速、リマインダーでできることを見てみましょう。まずできることを箇条書きにしてみますので、あなたのスマホが如何に優秀かをとくと感じてください。

①やることの見える化（Todo機能）

②繰り返し覚えていてくれる

③時と場所に応じてお知らせ

④優先順位でゴマすりばっちり

　思っていたより優秀でしょう。これだけできれば、あなたが高い時給を払って秘書を雇う必要などないですね。次からは細かくお伝えしていきます。

①やることの見える化（Todo機能）

　「やることを見える化」することの一番のメリットは、自分がこなさなければならない仕事量を視覚化して、自分や第三者が把握するということです。同僚の仕事量が見える化されていれば、自分の仕事量と比較して余裕を持って手助けできることも、助けを乞うこともできます。

　今回は自分のスマホで「やることを見える化」することで、自分の仕事量を把握し、どの順序で片付けていくのかを考えるための機能ということになります。

　例えるなら、介護認定更新手続きのような1ヶ月以上先の予定でも「〇〇さんの更新手続き」と登録しておけば、頭の中で考えるだけでは忘れてしまうことも、見えていれば大丈夫。スマホは忘れることを知りません。一度覚えたことは、忘れていいと指示するまで頑なにしつこく覚えていてくれます。

②繰り返し覚えていてくれる機能（繰り返し通知機能）

　毎日のこと、例えば朝起きて、食事して、歯を磨いて、服を着替えてなどは、長く習慣になっているので、わざわざ耳打ちしてもらわなくてもできます。ですが、ゴミ出しはどうでしょう。月に一回しかない不燃ごみの回収曜日を覚えていますか？隔週の缶ごみはどうでしょう。第一週？それとも第二週？と往々にして私たちの朝の忙しい時間を混乱に陥れます。あなどれない強敵です。

　仕事で考えてみましょう。毎月25日に出さなければならない書類があったとします。25日の朝に思い出しても処理しきれず、上司に怒られることは確実です。そんなとき、あなたの秘書が三日前、なんなら前日でもそっと耳打ちしてくれれば、上司に怒られずに済むどころか「あの人は期日をしっかり守る人だ」と評価されるかもしれません。

　リマインダーはあなたが周りから評価されるのを手助けしてくれます。それも一度覚えさせるだけで良いのです。「毎月23日に提出書類の確認」と登録する、それだけで、あなたが任を解くまでリマインダーは必死に仕事をこなしてくれます。あなたはカレンダーに目を凝らさずに、他の業務に集中することができるのです。最高！！

③時と場所に応じてお知らせ（appleの地図アプリ「マップ」と連動）

　醤油を取りに台所へ行ったのに、喉が渇いてお茶だけ持って来てしまった。こんなこと日常茶飯事です。

　しかしこれが仕事だと「またか」では済まされません。役所へ書類を提出しに行って、新しい用紙を貰わなければならないのに、提出できたことにホッとして「新しい書類を忘れた」なんてことは頻繁にあってはたまりませんし、出先で事業所の方から「書類をFAXで！」と頼まれ、事務所に戻ってからしようとしていたが完全に記憶から抹消され、事業所の方から催促されるなんて褒められたことではありません。仕事ではいついかなる時もスマートである方が褒められ、利用者に愛されること必至です。

　そんなときにリマインダーを使いこなしていれば、役所に到着すると同時に「書類もらう」と通知をくれます。事務所に帰ると同時に「書類をFAX」とお知らせしてくれます。場所の登録をしておけば、あなたがその場所に近づいただけで「ここで〇〇する」、時間を登録しておけば「～時に〇〇する」ということを覚えておいてくれるのです。役所に用事がなくても覚えておいてくれるから、うっかり役所を通り過ぎても大丈夫。事務所に戻ってホッと一息ついていても大丈夫。スマホはあなたに見返りなど求めません。鞄の中、ポケットの中であなたに常に寄り添い、あなたの行く先を見守り、あなたの代わりに時計とにらめっこして、ここぞというときにあなたにお知らせをくれるのです。

④優先順位でゴマすりばっちり（優先登録機能）

　これまで紹介した機能を使いこなせるようになれば、あとはあなたが周りに評価され、ぐんぐんと成功への階段を駆け上がるだけです。そんなときに壁となるのは、あなたの上司、評価してくれる人たちです。上手に立ち回らなければ、成功への階段は奈落への滑り台になります。ここでもリマインダーに助けてもらいましょう。

　あなたがこなさなければならない仕事をリスト化し、時と場所を覚えさせ、最後にするのがその仕事の優先度です。

　月末までに仕上げれば良い作業より、10日までに仕上げなければならない作業、なんなら一日の中でも、絶対に最初に仕上げておきたい作業…物事には優先順位があります。

　仕事をこなす、ということはいかに仕事をスムーズに効率よく、不測の事態が起きても冷静に対処できるかです。

　例えば利用者が救急搬送されたとします。ご家族や関係各所からの連絡がひっきりなしです。あなたは一旦仕事の手を止め、それらを処理し、ようやく落ち着いてきて仕事に戻ります。そのとき仕事を効率よく進めていなければ、目の前には処理しなければならない仕事が山ほど転がって、やる気をなくしてしまうどころか、さらに新しい仕事まで増えているかもしれません。これでは頑張ったのに評価されるどころか、傷つくだけです。

　物事にはなんでも優先順位があるのです。それをしっかりリマインダーにも登録しておけば、不測の事態が起こっても冷静に対処できます。そしてあなたは悠々と仕事を終え、定時に帰宅することだって可能なのです。

まとめ

　というわけで、今回はスマホのリマインダー機能についてお話させていただきました。いかがでしょう。あなたの手のひらにあるスマホは、あなたの優秀な秘書になりそうでしょうか。実はapple製品であれば、iPhone、iPad、Mac、Apple WatchなどはiCloudを介して、情報を共有できます。つまりiPhoneで登録した内容を、その他のApple製品たちも同様に業務を遂行してくれるのです。しかも「Siri」を使えば音声入力だってお手の物。もうあなたに必要なのは、予定を立てる、それらを伝える、たったこれだけです。時代は便利になりましたね。ぜひリマインダー機能を使って、あなたの毎日を豊かで実りあるものにしてください。

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