【居宅介護支援事業所】業務効率化に効くICTツール・スマホ小技集7選｜残業を減らす最初の一歩

月末のレセプト業務、訪問の合間の移動、なかなかつながらない連携機関への電話……。
居宅介護支援事業所で働くケアマネジャー（介護支援専門員）の皆様、毎日本当にお疲れ様です。

「利用者さんと向き合う時間を大切にしたいのに、書類作成や事務作業に追われて残業ばかり」「ICT化や業務効率化が必要なのはわかっているけれど、難しいシステムは導入できないし、何から手をつければいいかわからない」

そんなお悩みをお持ちではありませんか？

実は、高額なシステムを導入しなくても、皆さんがお持ちのスマートフォンや無料のアプリを少し工夫して使うだけで、業務の負担は驚くほど軽くなります。

この記事では、NPO法人タダカヨの講師であり、ICT活用のプロフェッショナルである「おハムさん（井上さん）」監修のもと、明日からすぐに試せる業務効率化の「ICT小技」を7つ厳選してご紹介します。

まずは一つだけでも試してみてください。その「小さな一歩」が、残業削減とケアの質向上への大きなきっかけになるはずです。

なぜ今、居宅介護支援事業所に「ICTの小技」が必要なのか？

介護業界全体で人材不足が叫ばれる中、特に居宅ケアマネジャーの業務量は増加の一途をたどっています。 モニタリング訪問、サービス担当者会議、ケアプラン作成、給付管理……多岐にわたる業務の中で、いかに「事務作業の時間」を圧縮するかが、長く働き続けるための鍵となります。

ICT活用＝「手抜き」ではありません

ICT（情報通信技術）の活用と聞くと、「冷たい」「手抜きだ」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、それは誤解です。

介護現場におけるICT活用とは、面倒な手間を省いて時間を生み出し、その分を利用者さんとのコミュニケーションや、より深いケアマネジメントに充てるための手段です。

• 移動時間の短縮： 道に迷う時間やルート検索の時間を減らす。
• 記録のスピードアップ： 記憶が新鮮なうちに短時間で記録を済ませる。
• 連絡ストレスの解消： 電話のすれ違いを減らす。

これらの積み重ねが、結果として「残業時間の削減」と、皆様自身の「心の余裕」につながります。それでは、具体的な活用術を見ていきましょう。

【移動・訪問編】外回りをスムーズにする地図アプリ活用術

居宅ケアマネジャーにとって、移動は業務の大きなウェイトを占めます。ここを効率化するだけで、1日のスケジュールにゆとりが生まれます。

①Googleマップの「リスト保存」機能

訪問先へ向かう際、毎回住所を入力して検索していませんか？ Googleマップには、場所を保存してリスト化する機能があります。

• 活用法： 担当利用者様の自宅をGoogleマップ上で検索し、「保存」ボタンを押して「担当利用者」などのリスト（ラベル）に登録します。
• メリット： 地図上にピンが表示されるようになるため、今日の訪問ルートを視覚的に把握できます。「Aさんの家の近くを通るから、ついでに書類をポスティングしよう」といった効率的な動きが可能になります。

②カレンダーと地図の連携

スケジュール管理にGoogleカレンダーなどを使っている場合、予定の中に「住所」を入力しておきましょう。

• 小技： カレンダーの予定（例：14:00 佐藤様訪問）の詳細欄に住所を入れておくと、タップするだけでGoogleマップが起動し、ルート案内が始まります。
• メリット： 移動直前に住所を調べ直す手間がゼロになります。コピー＆ペーストの手間さえも惜しむことが、ちりつも（塵も積もれば山となる）の時短になります。

【書類・記録編】キーボードを打つ時間を半減させる入力術

「事業所に戻ってから記録を書こうと思ったら、内容を忘れてしまった」「キーボード入力が遅くて時間がかかる」という方におすすめのテクニックです。

③スマホの「音声入力」（Google / Simeji）

文字入力は「指」よりも「声」の方が圧倒的に速いことをご存知でしょうか？

• 活用法： 訪問を終えて車に戻った直後や、移動の合間に、スマホのメモ帳を開いてマイクボタンを押し、経過記録をしゃべって入力します。
• メリット： 記憶が鮮明なうちに記録を残せます。誤変換があっても、あとでパソコンで清書する際に修正すればOK。「下書き」があるだけで、書類作成のハードルは劇的に下がります。

注意点：個人情報の漏洩を防ぐため、周囲に人がいない環境で行ってください。

④ユーザー辞書登録（単語登録）

「医療法人社団〇〇会」「介護老人保健施設」「サービス担当者会議」など、長く画数の多い言葉を毎回打つのは大変です。

• 活用法： スマホやパソコンの「ユーザー辞書（単語登録）」機能を使いましょう。
  「利用者の名字をひらがな」で打てば → 「利用者さんのフルネーム」
  「事業所名のはじめの3文字をひらがな」で打てば → 「事業所名の正式名称」
  「いつも」と打てば → 「いつもお世話になっております。居宅介護支援事業所の〇〇です。」
• メリット： 入力にかかる秒数を短縮できるだけでなく、誤字脱字の防止にもなります。

【連絡・調整編】電話とFAXの呪縛から解放される通信ツール

「電話をしたけれど担当者が不在」「FAXを見るためだけに事業所に戻る」。これらは居宅業務の大きなタイムロス要因です。

⑤LINE / LINE WORKS / Chatwork の活用

電話は「相手の時間を奪う」ツールですが、チャットツールは「相手の好きなタイミングで見てもらえる」ツールです。

• 活用法： 事業所内の連絡は「LINE WORKS」や「Chatwork」などのビジネスチャットに移行しましょう。また、利用者様やご家族との連絡に公式LINEなどを活用するケースも増えています。
• メリット：「言った言わない」のトラブルを防げるほか、写真や動画を送ることで、電話では伝わりにくい利用者の様子を一発で共有できます。

⑥FAXの電子化（インターネットFAX等）

医療・介護業界ではまだまだFAXが現役ですが、紙のFAXに縛られる必要はありません。

• 活用法：「インターネットFAX」サービスを導入すると、届いたFAXをメールやスマホアプリで確認でき、送信もスマホから行えます。
• メリット： 外出先でも退院時サマリーや利用票実績を確認できます。「FAXが来ているか確認しに帰る」という無駄な移動がなくなります。

【タスク管理編】「うっかり忘れ」を防ぐデジタルのメモ帳

忙しいとつい、「あ、あの連絡忘れてた！」ということが起こりがちです。脳のメモリを解放してあげましょう。

⑦Google Keep / リマインダー

紙のメモは紛失のリスクがありますが、クラウド上のメモはなくなりません。

• 活用法：「Google Keep」などのメモアプリを使えば、テキストだけでなく、写真や音声もメモとして残せます。
• メリット：「リマインダー機能」がついているものを使えば、「〇日の〇時に通知」と設定でき、タスクの抜け漏れを確実に防げます。「覚えておかなくちゃ」というプレッシャーから解放され、目の前の業務に集中できます。

まずは「1つ」試すことから始めましょう

ここまで、居宅介護支援事業所で役立つ7つのICT小技・ツールをご紹介しました。

• Googleマップのリスト保存
• カレンダーと地図の連携
• スマホの音声入力
• ユーザー辞書登録
• ビジネスチャット（LINE WORKS等）
• FAXの電子化
• Google Keep / リマインダー

これら全てを一度に始める必要はありません。「これなら私にもできそう」「面白そう」と思ったものを、まずは1つだけ選んで、今日から試してみてください。

例えば、「次の訪問記録の下書きを、音声入力でやってみる」たったそれだけでも、「あれ？ こんなに楽なんだ」と実感していただけるはずです。

私たちタダカヨは、ICTの力で介護現場の負担を減らし、ケアマネジャーの皆様が笑顔で働ける環境作りを応援しています。便利なツールを味方につけて、ご自身の時間も大切になさってくださいね。

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